In de pre-initiatieffase onderzoekt de gemeente wie de opdrachtgever is van het project, wat nodig is om de opdracht te starten, uit te werken en te realiseren. Ook denken we na over het best in te zetten team, de gevoeligheden en de mate van participatie. Deze onderdelen nemen we op in een opdracht.

In de initiatieffase onderzoekt de gemeente of de ontwikkeling gewenst is en of er betere alternatieven zijn. De aanleiding, het gewenste resultaat en de randvoorwaarden worden op hoofdlijnen in kaart gebracht in een projectvoorstel (startnotitie). Ook worden hier voorstellen gedaan over hoe en in welke projectfases er participatie plaats gaat vinden. Uitgebreid onderzoek vindt nog niet plaats. Ook is er nog geen budget voor het project vrijgemaakt.

In de definitiefase doet de gemeente onderzoek naar de haalbaarheid en kansen van het plan. Er komt een programma van eisen, waarin het geldende beleid, de wet- en regelgeving en andere factoren staan. Als het een bouwproject is, sluit de gemeente in de definitiefase ook overeenkomsten met marktpartijen die het plan moeten ontwikkelen en uitvoeren.

In de ontwerpfase werkt de gemeente het plan verder uit tot bijvoorbeeld een beleidsnota, stedenbouwkundig- of herinrichtingsplan. Hierin is uitgewerkt hoe het resultaat eruit moet zien.

In deze fase treft de gemeente voorbereidingen om het project uit te voeren. Het aanpassen en vaststellen van een bestemmingsplan en het aanvragen van een vergunning kunnen hier onderdeel van zijn. In een realisatieprogramma beschrijft de gemeente de planning en de begroting en hoe inwoners en andere belanghebbenden op de hoogte gehouden worden en mee kunnen denken.

De realisatiefase begint als de uitvoering van het project van start gaat en wordt afgerond als het is opgeleverd. In deze periode wordt alles wat eerder op papier bedacht is, daadwerkelijk gedaan. De gemeente controleert of dit gaat zoals afgesproken. Als er een beleidsnota is gemaakt, dan stelt de gemeenteraad die nu definitief vast.

De gemeente sluit het project af met een evaluatie met alle betrokkenen. Als het project een herinrichtings- of bouwplan was, dan wordt het gebied of gebouw in gebruik genomen, onderhouden en beheerd.